Comment organiser une soirée d’entreprise

soirée d'entreprise

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire ou d’une soirée d’entreprise, et que vous disposiez de trois semaines ou d’une année, le succès de votre événement réside dans les détails. Voici quelques conseils en matière de planification de soirée d’entreprise pour petites entreprises.

Décidez de votre public cible avant toute autre chose

La première étape à entreprendre lors de l’organisation d’une soirée d’entreprise est de définir son public cible. En effet, un tel événement peut être organisé pour les collaborateurs internes de la société ou pour les associés, les partenaires et les clients les plus fidèles. C’est à partir de cet élément que toutes les autres décisions vont se mettre en place. Le format, le contenu, les prix, l’emplacement, etc. doivent tous être déterminés en fonction du public cible. Cette approche structurée vous aidera également à atteindre les objectifs fixés.

Tout détailler

Selon l’envergure de la soirée d’entreprise, il est conseillé de bien détailler tous les besoins afin de mieux l’organiser. L’éclairage, les déplacements, la salle et les rafraîchissements doivent être pris en compte. Il est même recommandé de tout lister et de créer un check-list pour s’assurer de ne rien oublier.

Avoir un objectif clair

Quelque soit le type de l’événement, il est nécessaire de fixer un objectif clair à atteindre. Cela peut concerner les employés de l’entreprise ou être réalisé pour un but commercial. Avant de commencer la planification, déterminez vos attentes. Pour ce faire, il faut savoir pourquoi un tel événement est nécessaire et si la soirée d’entreprise est le style le plus approprié. Cela est nécessaire parce que chaque décision doit être prise en fonction de l’objectif principal. Votre but est-il de faire connaître votre entreprise ou un produit en particulier? Une soirée d’entreprise promotionnelle est le type d’événement le plus approprié. Il est également possible d’organiser un événement pour les employés en vue de renforcer la cohésion d’équipe.

Choix de la date et du lieu

Choisissez une date et une heure qui conviennent à l’ensemble de vos invités. Les soirées d’entreprises doivent généralement durer entre de 3 à 4 heures selon son envergure. Comme il s’agit d’une soirée, elle doit être organisée après le travail. Il est donc préférable de choisir un lieu qui se trouve à proximité du bureau pour encourager les invités. Organiser la soirée dans un restaurant ou dans un petit lieu privé peut être une excellente idée car, cela vous évitera bien des tâches telles que le nettoyage, la cuisine, la décoration et toutes les autres responsabilités que vous devez gérer. Si vous cherchez un endroit plus intime ou si vous envisagez d’inviter un nombre limité de personnes, vous pouvez réserver une petite salle à l’avance. Si vous choisissez cette seconde option, pensez à visiter le lieu où vous souhaitez organiser la soirée d’entreprise et effectuez une réservation à l’avance.

Envoyez les invitations à l’avance

Envoyez une invitation simple et formelle à toutes les personnes que vous souhaitez inviter à votre soirée entreprise. Indiquez la date, l’heure, le lieu de l’événement ainsi qu’un contact pour la confirmation de la présence. Vous pouvez demander aux invités s’ils ont des restrictions alimentaires à respecter telles qu’une allergie. Envoyez les invitations 3 à 2 semaines avant la soirée

Les préparatifs

Une fois les confirmations reçues, contactez le restaurant pour planifier un menu pour le dîner d’affaires. Faites part des exigences de vos invités en matière gastronomique et faites une sélection de vins, afin que le serveur sache quoi servir. Demandez au restaurant de vous fournir des cartes de menu imprimées pour après avoir tout finalisé. Créez un plan de salle et des cartes pour chaque invité et placez les invités dans des sièges offrant la meilleure vue sur toute la salle.

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