par Lorsqu’il faut organiser un séminaire d’affaire, les personnes les plus expérimentées voudront essayer quelque chose de différent, tandis que les organisateurs moins expérimentés souhaiteront jouer la sécurité. Quelle que soit la salle qui vous convient, le choix du lieu joue un rôle considérable, voire essentiel pour la réussite de votre événement.
La question est de savoir comment choisir l’endroit idéal pour organiser votre événement professionnel. Et pour la réponse, plusieurs variables doivent être prises en compte. Du but du séminaire au type de participants, en passant par la question délicate du budget, rien ne doit être laissé au hasard. Alors suivez nos conseils ci-dessous pour en savoir davantage sur la location d’une salle de séminaire à Lyon.
Quels types d’endroits peuvent accueillir votre séminaire ?
Il existe un large choix de lieux dans lesquels organiser votre séminaire d’entreprise. Qu’il s’agisse d’une petite salle de réunion pour 10 personnes dans un centre de conférence, d’une salle de réunion privée dans une maison de ville ou même d’un auditorium pour 200 personnes, les salles de réunion sont de toutes formes et de toutes tailles. Mais vous pouvez également organiser votre séminaire dans un lieu plus inhabituel comme alternative aux salles de réunion traditionnelles. Vous pouvez même organiser un séminaire à la campagne en utilisant les espaces naturels pour organiser des activités de plein air. Tout dépend du but de votre événement.
Commencez par définir le but de votre séminaire d’entreprise
La première question que vous devez vous poser est la suivante : quel type de séminaire organisez-vous ? Un séminaire de motivation, un séminaire d’intégration, un séminaire de management ou un séminaire de lancement de produit ? Il est important de répondre à cette question clé car elle guidera votre choix quant à la location de salle de séminaire à Lyon. Par exemple, vous ne choisiriez probablement pas le même endroit pour organiser un événement de consolidation d’équipe et une session de formation.
Dans le premier cas, vous recherchez réellement un lieu où organiser des activités sportives, créatives ou culturelles, afin de renforcer l’esprit d’équipe, la cohésion et la communication au sein de l’entreprise. Par exemple, une partie de golf dans un cadre attrayant et vert pour présenter à vos employés ce sport de précision, une promenade guidée ou une visite dans l’enceinte d’une maison de campagne, ou même une cueillette de fruits et de légumes dans une ferme, suivie d’un atelier culinaire peuvent être une excellente idée. Pour une session de formation, vous aurez besoin d’une salle de réunion entièrement équipée, avec accès Internet haut débit, vidéo-projecteur et écran de projection. Veillez à ne pas organiser de séminaire dans un hôtel de luxe si votre entreprise connaît des difficultés financières.
Définir le nombre et le profil des participants
Après avoir clarifié l’objectif de votre séminaire d’entreprise, la tâche suivante consiste à déterminer le nombre de participants. Il y a aussi un autre critère à considérer ici : leur profil. Le séminaire sera-t-il destiné aux dirigeants, travailleurs, partenaires ou clients de l’entreprise ? Est-ce un groupe homogène ? Les deux sexes seront ils également représentés ? Quelle est la tranche d’âge des participants ?
Le séminaire doit être organisé en tenant compte des participants. Il est donc essentiel de répondre à leurs besoins et attentes respectifs en considérant leurs domaines d’intérêt. Cela est d’autant plus pertinent lorsqu’il s’agit d’un groupe plus restreint ou d’un certain groupe démographique (par exemple, les hommes et les femmes du même groupe d’âge).
Spécifiez vos besoins techniques
Certains équipements techniques sont nécessaires au bon déroulement d’un séminaire : du projecteur à l’écran de projection en passant par la bande passante ou des ordianteurs, tout doit être mis en place dès le départ. Il est essentiel de prendre en compte ces facteurs lors du choix du lieu de votre séminaire, surtout si vous envisagez de vous rendre dans un lieu insolite ou unique.
Choisissez une salle de réunion bien équipée
Disposition de la table en forme de U, style salle de classe ou style salle de réunion ? C’est à vous de décider quelle configuration correspond le mieux à vos besoins (cela dépend également de la taille de la salle et du nombre de participants). Dans tous les cas, fuyez les tables mal assemblées, les sièges inconfortables (qui entraînent un manque de concentration manifeste), les problèmes de ventilation, le manque d’espace pour vous déplacer et vérifiez également que l’éclairage soit adéquat.
Considérer le niveau requis de confidentialité et de sécurité
Certains séminaires peuvent être confidentiels et nécessiter des mesures spécifiques telles qu’une salle insonorisée, une restauration dans une salle à manger privée, etc. Dans ce cas, la solution la plus sûre consiste à choisir un lieu pouvant être adapté pour un usage privé.
Ne pas oublier l’accessibilité
Comme les réunions de travail sont de plus en plus courtes, il est « plus raisonnable de choisir un lieu de séminaire situé » près de votre entreprise. Ainsi, vous évitez les coûts de transport supplémentaires, les embouteillages et les pertes de temps.
L’important est de trouver un cadre authentique, agréable et surtout original, de manière à ce que vous puissiez oublier la routine du travail au cours d’une demi-journée ou d’une journée complète. Cela peut être une maison de campagne, un château ou même un musée, mais gardez à l’esprit que votre lieu de réunion doit rester pratique et fonctionnel.
Dernier point mais non le moindre : Le budget
Selon une étude, les trois quarts des personnes interrogées ont déclaré que le budget était leur premier critère lors du choix d’un lieu de séminaire. Il doit couvrir toutes les dépenses liées à la tenue du séminaire d’entreprise, à savoir la location de la salle et du matériel audiovisuel, la restauration, les transports, l’animateur du séminaire, les goodies, etc.
