par La dématérialisation des contrats constitue un enjeu économique majeur pour les entreprises. Les gains de productivité liés à la dématérialisation contribuent à la performance des personnels et de l’entreprise.
En effet, l’employeur peut réaliser des contrats sous forme électronique, dans des conditions garantissant l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé à l’activité du compte personnel. Mypixid fait partie des applications qu’on peut utiliser pour dématérialiser les contrats.
Principaux avantages de la dématérialisation des contrats pour les entreprises
- Une réduction des coûts
L’un des principaux avantages de la dématérialisation de la gestion des ressources humaines est la réduction des coûts. La dématérialisation d’un contrat permet de réduire les coûts de gestion, mais également les frais liés aux enveloppes et à l’envoie.
- Archivage sécurisé avec gestion des droits d’accès
Les contrats conservés sur une application bénéficient d’un archivage probatoire. Mypixid est en effet un lieu d’archivage sécurisé que seules les personnes autorisées peuvent accéder.
- Accès à l’historique des employés
En utilisant un service de dématérialisation de contrat comme Mypixid, l’entreprise est sure de conserver ses documents en lieu sûr. Il est ainsi possible de consolider l’historique des documents de tous les employés. Ce nouveau processus permet de bien organiser tous les documents et de les mettre à jour régulièrement.
- Signature électronique
Le processus de signature d’un document des ressources humaines peut prendre beaucoup de temps. Au format papier, le document est imprimé, signé, numérisé et archivé dans un classeur papier. Par contre, en choisissant la signature électronique, le processus est plus rapide et moins coûteux. Vous recevez le document sur la plateforme, vous le signez directement via l’application et l’archivage se fait automatiquement. La démarche est simplifiée et les échanges sont plus fluides.
- Une meilleure relation avec les employés
La dématérialisation permet d’améliorer la communication entre le département des ressources humaines et les employés. Ce document sera automatiquement classé et archivé grâce à l’application.
Tout en respectant les réglementations en vigueur, la dématérialisation permet à l’entreprise d’investir dans le capital humain: elle offre un service à ses employés et les accompagne plus efficacement. De plus, cela permet à l’entreprise de réduire son empreinte environnementale.
Avantages pour les employés
- Service gratuit
L’entreprise offre à ses employés la possibilité d’accéder gratuitement à l’application. Ce service lui permet de stocker ses documents et de les partager de manière sécurisée avec un tiers. De plus, le service est disponible sur ordinateur, smartphone et tablette via une application mobile, pour que les documents soient accessibles à tout moment.
- Stockage sécurisé des fiches de paie
Les fiches de paie sont conservées sur le compte de l’employé. Cela lui permet d’avoir une trace de touts ses documents. Si nécessaire, un original reste à la disposition du service des ressources humaines. Les documents sont protégés et sécurisés sur l’application Mypixid pendant plusieurs années jusqu’à ce que l’employé fasse valoir ses droits à la retraite.
Conformément à la loi sur le travail, l’employé dispose d’un espace numérique personnel qui regroupe toutes ses données professionnelles, y compris ses bulletins de paie dématérialisés. En optant pour une application de gestion des ressources humaines, le salarié capitalise sur l’application et peut avoir accès à ses fiches de paie sur son compte.
- Services complémentaires
L’adhésion à la dématérialisation offre de nombreux services. Parmi les avantages que l’on peut bénéficier : facilité de collecte de factures, partage sécurisé et sécurisation de tous les documents.
On peut dire que la dématérialisation des contrats transforme l’entreprise. Elle apporte une dimension numérique aux processus de documentation qui est souvent long et fastidieux. En optant pour la dématérialisation des documents, l’entreprise favorise une meilleure organisation des services des ressources humaines.
